Support

Eng

Search

Unit

Chain

Organisation & Workspaces

Roles & Access

Attributes

Routine Management

Todo

Signals

Knowledge Base

HQ Storecast

Analytics

API & Integrations

Updates

Contact Us

Support

Eng

Unit

Chain

Organisation & Workspaces

Roles & Access

Attributes

Routine Management

Todo

Signals

Knowledge Base

HQ Storecast

Analytics

API & Integrations

Knowledge Base

Copy Link

*This information is directed towards chain & organisation users

*This information is directed towards chain & organisation users

*This information is directed towards chain & organisation users

The Knowledge Base makes it easy to centralise your organisation's knowledge in one place. Here, you can both upload existing files and create documents directly within StoreSprint, ensuring that important information is always easy to find, update, and share with the right teams.

By gathering routines, instructions, guides, and processes in the Knowledge Base, you reduce dependency on individuals, save time in day-to-day operations, and ensure that everyone works from the same information.

Upload Files


Select the workspace (country or region) where the file should be available.

  1. Click Knowledge Base in the left sidebar.

  2. Click the blue Upload button in the top-right corner.

  3. Choose the file you want to upload from your computer.

  4. Once the file has been selected, a Draft will automatically be created.

  5. Open the draft. Here you can update the file name if needed before publishing.

  6. Select recipients and attributes to control which teams, departments, or units should have access to the file.

  7. Once the upload has completed, click Publish.

See the example below where I upload a file to the Norway workspace, update the file name, select recipients, and publish the document.

Tip!

  • Upload files at the correct level – for example, central documents at the country level and more specific documents at the regional level.

  • Use clear and descriptive file names so employees can easily understand the content.

  • Link files to tasks in the schedule to make instructions even clearer and easier to follow.


  1. Välj den workspace (land eller region) där filen ska vara tillgänglig.

  2. Klicka på Kunskapsbank i vänstermenyn.

  3. Klicka på den blå Ladda upp-knappen uppe i högra hörnet.

  4. Välj filen du vill ladda upp från din dator.

  5. När filen har valts skapas ett utkast (Draft).

  6. Öppna utkastet. Här kan du vid behov även uppdatera filnamnet innan publicering.

  7. Välj mottagare samt attribut för att styra vilka team, avdelningar eller enheter som ska få tillgång till filen.

  8. När filen har laddats upp färdigt klickar du på Publicera.

Se exemplet nedan där jag laddar upp en fil till workspace Norge, uppdaterar filnamnet, väljer mottagare och publicerar dokumentet.


Tips!

  • Ladda upp filer på rätt nivå – exempelvis centrala dokument på landsnivå och mer specifika dokument på regionnivå.

  • Använd tydliga och beskrivande filnamn så att medarbetare enkelt kan förstå innehållet och hitta rätt information.

  • Koppla gärna filer till Att göra-uppgifter eller Signaler för att göra instruktioner och underlag ännu tydligare och enklare att följa i det dagliga arbetet.

Create Documents Directly in StoreSprint

In addition to uploading files from your computer, you can now create and edit documents directly within StoreSprint.

Using attributes, you can control which teams, teams, or units should have access to the content – just like with Tasks and Signals.

Documents support Rich Text Editing, allowing you to add:

  • Images

  • Files and attachments

  • Links

  • Products directly in the text

This makes it easy to create clear and engaging content for your teams.

Examples of use cases:

  • Local routines and ways of working

  • Onboarding material for new employees

  • Return and after-sales processes

  • Campaign instructions

  • Product knowledge and department guides

Unlike traditional documents, content can be updated directly in StoreSprint, making it easy to keep information relevant, up to date, and accessible over time.


Tips!

  • Upload files at the correct level and correct attribute – for example, central documents at the country level and more specific documents at the regional level.

  • Use clear and descriptive file names so employees can easily understand the content.

  • Link your own created documents to To-Dos, Routines or Signals to make instructions even clearer and easier to follow.

Utöver att ladda upp filer från er dator kan ni nu även skapa och redigera dokument direkt i StoreSprint.

Med hjälp av attribut kan ni, precis som för Att göra och Signaler, styra vilka team eller avdelningar som ska ta del av innehållet.

Dokumenten stödjer Rich Text Editing, vilket innebär att ni kan lägga in bilder, filer, länkar och produkter direkt i texten för att göra informationen så tydlig som möjligt.

Exempel på användningsområden:

  • Lokala rutiner och arbetssätt

  • Introduktionsmaterial för nya medarbetare

  • Processer för returer och reklamationer

  • Kampanj- och säljinstruktioner

  • Produktkunskap och avdelningsguider

Till skillnad från traditionella dokument kan innehållet uppdateras direkt i StoreSprint, vilket gör det enkelt att hålla informationen levande, aktuell och lättillgänglig över tid.

Tips!

  • Ladda upp filer på rätt nivå och med rätt attribut– till exempel centrala dokument på landsnivå och mer detaljerade dokument på regionsnivå.

  • Använd tydliga och beskrivande filnamn så att medarbetarna snabbt förstår innehållet.

  • Koppla era skapde dokument till Att-Göra uppgifter, rutiner eller signaler för att göra instruktionerna ännu tydligare och mer lättillgängliga.

Organise documents across your retail chain

With central Collections, you can organise documents in the Knowledge Base into categories, such as store procedures and campaign materials. This creates a consistent structure across your retail chain, making it easier for your stores to find relevant documents quickly.

Create a central collection

  1. Go to Org Admin → Collections → Create.

  2. Enter a name for your collection and choose a suitable icon.

  3. Done! The document will now appear in the selected collection in the local Knowledge Base of every store it has been published to.

Edit or delete a collection
Go to Org Admin → Collections and select the collection you want to edit or delete. Here, you can change its name, icon or delete the collection.

Add documents to a central collection

  1. Go to the Central Knowledge Base and upload a file, create a new document or open an existing one. Please note that the document will only appear in the collection for the stores and teams it has been published to.

  2. Click “Collections” and select the collection where you want the document to appear.

  3. Done! The document will now appear in the selected collection, making it easy for all relevant stores to find.

💡Tip! The same collection can be used across multiple teams, but which documents appear depends on the team assigned to each document centrally. A document assigned to a specific team will only appear in that team's collection in the local Knowledge Base. This creates a consistent structure while keeping the information relevant to each team.

Med centrala Samlingar kan ni organisera dokument i tydliga kategorier för hela butikskedjan, exempelvis rutiner och kampanjmaterial. Det gör det enkelt för era butiker att snabbt hitta rätt dokument i Kunskapsbanken.

Skapa en central samling

  1. Gå till Org Admin → Samlingar → Skapa.

  2. Ange ett namn på samlingen och välj en passande symbol.

  3. Klart! Samlingen är nu skapad och kan användas för att organisera dokument för hela butikskedjan.

Redigera eller ta bort en samling
Gå till Org Admin → Samlingar och välj den samling du vill redigera eller ta bort. Här kan du ändra namn, symbol eller radera samlingen.

Lägg till dokument i en central samling

  1. Gå till Centrala Kunskapsbanken och ladda upp en fil, skapa ett nytt dokument eller öppna ett befintligt. Tänk på att dokumentet endast kommer att visas i samlingen hos de butiker och team som det har publicerats till.

  2. Klicka på ”Samlingar” och välj vilken samling dokumentet ska visas i.

  3. Klart! Dokumentet visas nu i den valda samlingen i den lokala Kunskapsbanken hos alla butiker som dokumentet har publicerats till.

💡Tips! Samma samling kan användas för flera team, men vilka dokument som dyker upp styrs av vilket team ni valt för respektive dokument centralt. Ett dokument som kopplas till ett specifikt team visas därför endast i det teamets samling i den lokala Kunskapsbanken. På så sätt får alla team en gemensam struktur med information som är relevant för just dem.

Organise documents across your retail chain

With central Collections, you can organise documents in the Knowledge Base into categories, such as store procedures and campaign materials. This creates a consistent structure across your retail chain, making it easier for your stores to find relevant documents quickly.

Create a central collection

  1. Go to Org Admin → Collections → Create.

  2. Enter a name for your collection and choose a suitable icon.

  3. Done! The document will now appear in the selected collection in the local Knowledge Base of every store it has been published to.

Edit or delete a collection
Go to Org Admin → Collections and select the collection you want to edit or delete. Here, you can change its name, icon or delete the collection.

Add documents to a central collection

  1. Go to the Central Knowledge Base and upload a file, create a new document or open an existing one. Please note that the document will only appear in the collection for the stores and teams it has been published to.

  2. Click “Collections” and select the collection where you want the document to appear.

  3. Done! The document will now appear in the selected collection, making it easy for all relevant stores to find.

💡Tip! The same collection can be used across multiple teams, but which documents appear depends on the team assigned to each document centrally. A document assigned to a specific team will only appear in that team's collection in the local Knowledge Base. This creates a consistent structure while keeping the information relevant to each team.

Med centrala Samlingar kan ni organisera dokument i tydliga kategorier för hela butikskedjan, exempelvis rutiner och kampanjmaterial. Det gör det enkelt för era butiker att snabbt hitta rätt dokument i Kunskapsbanken.

Skapa en central samling

  1. Gå till Org Admin → Samlingar → Skapa.

  2. Ange ett namn på samlingen och välj en passande symbol.

  3. Klart! Samlingen är nu skapad och kan användas för att organisera dokument för hela butikskedjan.

Redigera eller ta bort en samling
Gå till Org Admin → Samlingar och välj den samling du vill redigera eller ta bort. Här kan du ändra namn, symbol eller radera samlingen.

Lägg till dokument i en central samling

  1. Gå till Centrala Kunskapsbanken och ladda upp en fil, skapa ett nytt dokument eller öppna ett befintligt. Tänk på att dokumentet endast kommer att visas i samlingen hos de butiker och team som det har publicerats till.

  2. Klicka på ”Samlingar” och välj vilken samling dokumentet ska visas i.

  3. Klart! Dokumentet visas nu i den valda samlingen i den lokala Kunskapsbanken hos alla butiker som dokumentet har publicerats till.

💡Tips! Samma samling kan användas för flera team, men vilka dokument som dyker upp styrs av vilket team ni valt för respektive dokument centralt. Ett dokument som kopplas till ett specifikt team visas därför endast i det teamets samling i den lokala Kunskapsbanken. På så sätt får alla team en gemensam struktur med information som är relevant för just dem.