Minska administrationen i butik: 4 strategier för att avlasta butikschefen

Vi samlade några av Sveriges främsta retailers på ett frukostevent för att prata om den fysiska butikens ökade komplexitet och hur vi kan underlätta för butikschefen som ställs inför allt högre krav.

En utmanande ekvation: Mer teknik, mer admin och mer stress

Under morgonen dök vi ner i den data som formar butikschefens vardag. Siffror från Brightpearl, IHL Group och Försäkringskassan visar att tre oberoende faktorer har rört sig i samma riktning sedan 2010:

• Mängden teknik i butik har ökat med 200% 

• Administrationen har ökat med 130% 

• Samtidigt syns en ökning med 65% av stressrelaterade sjukfall inom handeln.

Idag förväntas en butikschef hantera tiotals breda ansvarsområden på en vanlig 40-timmarsvecka. Det är allt från det traditionella ledarskapet till en mängd av nya krav som tillkommit bara de senaste åren.

Glappet mellan huvudkontoret och golvet

Mitt i denna utmanande miljö blir det dessutom tydligt att kommunikationen brister. Axonifys rapport The Deskless Report 2024 visar på ett stort glapp (perception gap) mellan hur huvudkontoret tror att informationen landar och hur den faktiskt tas emot på butiksgolvet:

• Kommunikationsglappet: 62% på huvudkontoret anser att informationen till butik fungerar bra. På butiksgolvet håller bara 39% med.

• Att nå ut till golvet: Hela 87% på HK upplever att de når ut till medarbetarna på golvet. Bland personalen på butiksgolvet är det bara 56% som upplever att informationen faktiskt når fram.

När teknik, administration och informationsflöden ökar samtidigt blir butikschefen navet som ska få allt att fungera. Men när kommunikationen inte når hela vägen ut till golvet riskerar även de bästa strategierna att stanna på huvudkontoret.

Mot den här bakgrunden ställde vi frågan under frukosten: 

"Vad skulle ni ändra på i butikschefens roll, vardag eller förutsättningar?" 

I rummet fanns representanter från bland annat Åhléns, Stadium, Plantagen, Systembolaget, Kicks och Jula. Tack vare deras breda erfarenhet av butikernas verklighet identifierade vi fyra centrala teman som branschen aktivt måste ta tag i:

1: Mer ledarskap, mindre administration

En av de starkaste och mest återkommande punkterna i diskussionen var att butikschefen idag har för lite utrymme för det som egentligen är kärnan i rollen, vilket är ledarskapet. Administrationen tar allt mer plats och har ökat år för år, vilket gör att tid som borde gå till att se, stötta och utveckla medarbetare istället går till systeminloggningar, rapportering och administrativa uppgifter. För att butikschefen ska kunna vara den ledare som butiken och medarbetarna behöver krävs ett aktivt arbete med att minska den administrativa bördan och skapa verkligt utrymme för ledarskap i vardagen.

2: Delegering som verktyg för engagemang och tillväxt

En förutsättning för att frigöra tid för butikschefen är att det finns goda möjligheter att delegera ansvar. Det handlar inte bara om avlastning utan när medarbetare ges och enkelt kan ta ansvar stärks deras engagemang och känsla av delaktighet, vilket lyfter hela butikens nivå. Medarbetare vill bli sedda och känna att de bidrar på riktigt. Delegering i rätt former skapar dessutom en naturlig väg för medarbetare att växa i sin roll och kan synliggöra nya stjärnor som vill satsa på en karriär inom butik. Det är med andra ord ett verktyg som gynnar både individen, butikschefen och organisationen i stort.

3: Strukturerat informationsflöde mot butik

Informationen som når butiken upplevs idag som ostrukturerad och svårnavigerad. För att butikschefen ska kunna ta till sig och agera på information behöver den vara genomtänkt, prioriterad och tydlig i sin avsändning. Det krävs mer struktur och mer tankearbete bakom hur och när informationen kommuniceras ut, så att det som är viktigt faktiskt uppfattas som viktigt och inte drunknar i ett ständigt flöde.

4: Initiativ som hänger ihop och faktiskt landar

Det finns idag många initiativ till förändring och intentionerna bakom dem är goda, men alltför sällan samverkar de med varandra. När de olika delarna inte samspelar, leder det till ökad komplexitet snarare än förenkling. För butikschefen innebär det fler system att hantera, fler krav att förhålla sig till och svårare att se helheten. Hur skapar vi bättre förutsättningar för butikschefen att navigera en vardag med fler initiativ och högre krav? Svaret verkar ligga i att arbeta mer sammanhållet där initiativ designas med butikens verklighet i åtanke och att de olika delarna faktiskt hänger ihop.

StoreSprint – en del av lösningen

Diskussionerna under frukosten bekräftade att de utmaningar vi adresserar med StoreSprint är höggradigt relevanta och att behovet av förändring är stort.

StoreSprint fungerar som det centrala navet för butiksdrift. En digital plattform för butiksdriften där information, dagliga rutiner, uppföljning och delegering hänger ihop på ett och samma ställe, direkt i medarbetarnas händer på butiksgolvet.

Genom att samla butiksdriften i ett strukturerat flöde hjälper vi retailers att spara tid, stänga kommunikationsglappet till huvudkontoret och ge butikschefen förutsättningarna att vara den ledare butiken behöver.