Routine Management
Copy Link
The Routine Library serves as a central archive of routine templates created and shared by HQ/Central.
Its purpose is to provide a clear foundation while allowing each store to adjust routines to fit local needs.
HQ/central creates templates – Routines are uploaded as base templates in the library. TIP! use attributes to route the template to relevant teams.
Stores retrieve and customize – Each store can access a template, adapt the content, and add it to their own schedule.
Flexible usage – The store decides when the routine should be carried out and how often.
Examples of routines: cleaning, opening/closing, local campaign adjustments.
See the video below on how to create a routine template and where stores can use the template with local adjustments:
Rutinbiblioteket fungerar som ett centralt arkiv av rutinmallar som skapas på central nivå och delas med butikerna.
Syftet är att ge en tydlig grundstruktur, samtidigt som varje butik kan anpassa rutinerna efter sina lokala behov.
HQ/Centrala skapar mallar – Rutinerna läggs upp som grundmallar i biblioteket där även möjligheten att använda attribut finns som gör det möjligt att bara visa relevanta rutinmallar under relevant team.
Butiken hämtar och anpassar – Varje butik kan hämta en mall, justera innehållet och lägga in den i sitt eget schema.
Flexibilitet i användning – Butiken bestämmer själv när rutinen ska utföras och med vilken frekvens.
Exempel på rutiner: städning, öppning/stängning, lokala kampanjanpassningar.
Se video nedan på hur du skapar en rutinmall samt var butikerna kan applicera rutinmallen med lokala anpassningar:
At central level, you can create checklists to ensure that all stores follow the same routines. When setting up a new checklist, you decide how it should be used:
Choose frequency – decide if the checklist should be a daily, weekly, or monthly routine.
Scheduling – choose when the checklist should be completed, for example at store- opening and closing hours, or on a specific day of the month.
Add deadline and priority – if it’s important that the checklist is completed within a certain time, you can set a deadline and set a priority level.
Assign recipients – select which stores or teams should receive the checklist.
Once the checklist has been scheduled, stores can start working on it right away. Any issues can also be reported directly in the checklist by the stores.
At central level, you get a real-time overview of how many stores have completed the checklist, how many deviations have been reported, and which tasks are still pending. This allows you to quickly identify where support is needed, while ensuring that work is carried out consistently across the organisation.
Examples: Daily, weekly, and monthly routines, such as safety checks, that need to be carried out in the same way across all stores.
På central nivå kan ni enkelt skapa checklistor för att säkerställa att butikerna följer samma rutiner. När ni sätter upp en ny checklista bestämmer ni själva hur den ska användas:
Välj frekvens – bestäm om checklistan ska vara en daglig, veckovis eller månatlig rutin.
Skapa checklistan- lägg till och anpassa sektioner samt kontrollpunkter efter behov. Kolla även in på "Anpassa kontrollpunkter och svarsalternativ" för att se hur du kan anpassa dina kontrollpunkter.
Schemaläggning – välj när checklistan ska genomföras, till exempel vid öppning, stängning eller en specifik dag i månaden.
Lägg till deadline och prioritet – om det är viktigt att checklistan utförs inom en viss tid kan ni sätta en deadline och markera prioriteringsnivå.
Tilldela mottagare – välj vilka butiker eller avdelningar som ska få checklistan.
När checklistan är schemalagd kan butikerna börja arbeta med den direkt. Eventuella avvikelser rapporteras smidigt i samma lista.
På central nivå får ni en realtidsöverblick över hur många butiker som har slutfört checklistan, hur många avvikelser som har rapporterats och om det finns punkter som återstår. På så sätt kan ni snabbt identifiera var det behövs stöd, samtidigt som ni säkerställer att arbetet utförs på samma sätt i hela organisationen.
Exempel: Dagliga, veckovisa och månatliga rutiner, såsom säkerhetsrundor eller butiksvarvet, som behöver genomföras på samma sätt i alla butiker.
If you need more response options than just “completed/not completed” for a checkpoint, you can choose between:
Number – e.g. quantities or values
Checkbox only – a classic tick box
Text – free text response
This can be especially useful if you want to document who is responsible for the checklist on a specific day or if you need to collect more detailed information.
See the video below to learn how to create a checkpoint, adjust the order in which it is displayed, and choose different response options.
Om du behöver fler svarsalternativ än bara “avklarad/ej avklarad” på en kontrollpunkt kan du välja mellan:
Nummer – t.ex. antal eller värden
Endast avbockning – klassisk checkruta
Text – fritextsvar
Detta kan vara särskilt användbart om ni vill dokumentera vem som är ansvarig för checklistan en specifik dag eller om ni behöver samla in mer detaljerad information.
Se videon nedan om hur du kan skapa en kontrollpunkt, justera ordningen för hur den ska visualiseras samt välja olika svarsalternativ.
Under Centralised Checklists, you can get a quick overview of all published checklists and how well they are being followed across your organization.
For each checklist, a status indicator is displayed based on the 7 most recent scheduled occasions:
Adopted – The checklist is being used consistently with high compliance.
Engaged – The checklist is being used, but there is room for improvement.
Needs Attention – The checklist has low compliance and should be reviewed.
The status is calculated based on the completion rate of the last 7 scheduled occasions. For example, if a checklist is scheduled daily, the analysis will be based on the previous week's completions.
You can also see:
Active Issues – Number of open issues reported through the checklist.
Status – Shows compliance for the latest scheduled occasion and how many units have completed the checklist. For example, a status of 6/8 means that 6 out of 8 units have completed the checklist for the latest scheduled occasion, while 2 units have not yet completed it.
By clicking on a checklist, you can access a more detailed analysis at the unit level.
Analytics
By clicking Analytics in the top-right corner, you gain access to trend analysis for the selected checklist.
Here you can track performance over time and analyze results for the past week or month.
Available metrics include:
Reported Issues – Number of reported issues.
Resolved Issues – Number of resolved issues.
Tasks Completed – Number of completed tasks linked to the checklist.
Checklist Occasions Completed – Number of completed checklist occasions.
You can also break down the data by unit to compare stores, departments, or other operational areas.
Status Overview
Under Status Overview, you can view a detailed summary of checklist compliance per unit for the selected week or month.
The status is displayed using colors and occurrence counts:
🟢 Green – The checklist was completed.
🟡 Yellow – The checklist was started but not completed.
🔴 Red – The checklist was not completed.
The numbers displayed in each color indicate how many scheduled occasions fall into each category, making it easy to identify units that may require additional follow-up or support.
Under Centralstyrda checklistor får du en snabb överblick över samtliga publicerade checklistor och hur väl de efterlevs ute i verksamheten.
För varje checklista visas en statusindikator baserad på de 7 senaste schemalagda tillfällena:
Adopted – Checklistan används kontinuerligt och har en hög efterlevnad.
Engaged – Checklistan används, men det finns viss förbättringspotential.
Needs Attention – Checklistan har låg efterlevnad och bör följas upp.
Statusen baseras på genomförandet av de senaste 7 schemalagda tillfällena. Om en checklista exempelvis är schemalagd dagligen kommer analysen att baseras på den senaste veckans genomföranden.
Du kan även se:
Aktiva avvikelser – antal öppna avvikelser rapporterade via checklistan.
Status – visar efterlevnaden för checklistans senaste aktuella tillfälle och hur många enheter som har genomfört checklistan. Exempelvis innebär statusen 6/8 att 6 av 8 enheter har slutfört checklistan för det senaste schemalagda tillfället, medan 2 enheter ännu inte har genomfört den.
Genom att klicka in på en checklista får du en mer detaljerad analys på enhetsnivå.
Analys (överblick)
Genom att klicka på analys överblicken uppe till höger får du tillgång till trendanalyser för den valda checklistan.
Här kan du följa utvecklingen över tid och analysera resultat för den senaste veckan eller månaden.
Du kan bland annat följa:
Rapporterade avvikelser – antal rapporterade avvikelser.
Slutförda avvikelser – antal åtgärdade avvikelser.
Genomförda kontrollpunkter – antal slutförda uppgifter kopplade till checklistan.
Genomförda rutin tillfällen – antal genomförda checklistetillfällen.
Du kan även bryta ned statistiken per enhet för att jämföra olika butiker, avdelningar eller arbetsytor.
Status Överblick
Under status överblicken får du en tydlig sammanställning av checklistans status per enhet för den senaste veckan eller månaden.
Statusen visas med färger och antal tillfällen:
🟢 Grön – checklistan har genomförts och slutförts.
🟡 Gul – checklistan har påbörjats men inte slutförts.
🔴 Röd – checklistan har inte genomförts.
Siffrorna i respektive färg visar hur många schemalagda tillfällen som hamnar inom varje kategori, vilket gör det enkelt att identifiera enheter som behöver extra uppföljning eller stöd.
⚠️ This feature is available for stores that are part of an organization in StoreSprint.
If you receive tasks or information via StoreSprint from your management, it means your store is part of an organization.
A routine template is a pre-structured checklist in StoreSprint. It provides a ready-made foundation that helps you get started quickly, while still allowing you to customize it to fit your local needs.
Routine templates are often used for recurring tasks, such as Floorwalks. Starting from a template saves time, ensures consistency, and makes it easy to adjust checkpoints or descriptions to reflect how your team actually works.
⚠️ Den här funktionen är tillgänglig för butiker som är en del av en organisation i StoreSprint. Om ni får uppgifter eller information skickade till er via StoreSprint från er ledning – då tillhör ni en organisation i systemet.
En rutinmall är en färdig struktur för en checklista i StoreSprint. Den fungerar som en grund som gör det enkelt att komma igång, samtidigt som ni kan anpassa innehållet efter era lokala behov.
Rutinmallar används ofta för återkommande arbetsmoment, till exempel Butiksvarv. Genom att börja med en mall sparar ni tid, säkrar enhetlighet och kan snabbt justera kontrollpunkter eller beskrivningar så att de speglar hur ni faktiskt arbetar på er avdelning.